Cómo empezar a preparar y organizar nuestra presentación en diapositivas (power point o en keynotes)

He escrito anteriores post compartiendo consejos sobre aspectos relevantes al empezar a escribir una presentación y algunos tips a tomar en cuenta en tus presentaciones.

Para mi todo es cuestión de inspiración, adoro cuando un proyecto me ilusiona y me dejo inspirar sin ningún reparo. Por ello según el contenido de la presentación, la finalidad, la audiencia y el propio cliente me inclino por seguir un camino u otro. Hay clientes que se dejan asesorar más que otros y de eso depende en gran medida nuestra flexibilidad y como afrontemos el proyecto.

Una forma más racional y estructurada de organizar nuestra presentación es la que nos propone Garr Reynolds (unos de mis gurús en este tema). Aunque ya he hablado antes sobre algunos de estos puntos voy a seguir el mismo esquema que nos brinda Garr y recojo sus 10 consejos para realizar presentaciones exitosas (ya sea en power point o keynotes) y los nutro con mi propia experiencia (para leer el artículo literal entra a su web):

1. Pensar en la finalidad de la presentación:

Empezar a idear nuestra presentación teniendo muy claro el final ¿Cuál es el propósito de la conferencia? ¿Qué quieres transmitir? ¿Qué es lo que tu publico espera?

Tener en claro que si somos los elegidos para exponer es porque seguramente sabemos mas que la mayoría del tema o porque somos una figura de autoridad para la audiencia. No tenemos que justificar nuestro trabajo con miles de datos y gráficos, pensemos ¿es eso realmente lo que espera nuestro publico? O espera que comuniquemos beneficios, realidades, que los motivemos, que los “toquemos” y sorprendamos.

2. Conocer a nuestra audiencia:

Debemos organizar nuestra presentación en función a nuestra audiencia. No es lo mismo una función de teatro para niños, para adolescente o para adultos, el objetivo es presentar la mejor función y ser el mejor actor para ese público específico.

Entonces: ¿Quiénes son? ¿Cuánto saben del tema? ¿Debo inspirarlos/motivarlos o esperan información práctica o teórica? ¿Qué esperan de mí, qué les puedo aportar? ¿Cuánto tiempo tengo para impactarlos?

Pongámonos cómodos en nuestro lugar favorito de casa, sirvámonos algo de nuestra bebida favorita, pongamos música relajante (sin letra para no distraernos), respiremos profundamente y dejemos a nuestra mente divagar en estos aspectos. Empecemos a estructurar y organizar mentalmente nuestra presentación.

3. El contenido:

Este punto es crucial si queremos realizar una buena presentación y es posiblemente el más difícil de afrontar. Obviamente tendrá que ver con la finalidad de nuestra exposición pero debemos entender que no es un informe, no un manual, no es un vaciado de datos, no tienes porque justificar tus conocimientos o tu trabajo. Muchos expositores tienen cierto temor a preguntas incomodas, dejar cabos sueltos o a no recoger todos sus objetivos de investigación iniciales y bombardean a su audiencia con miles de gráficos, cuadros y recuadros de texto, decenas de diapositivas, lo tienen todo en la slide así que cuando exponen casi repiten (sino leen directamente la diapositiva) lo escrito. Si nosotros no nos emocionamos con nuestras presentaciones y no nos creemos nuestra función como experto en el tema que estamos exponiendo nadie lo hará.

Leamos nuestra información y pensemos ¿Cuál es la historia real que queremos contar? ¿Cómo lo contaríamos a un colega sin tantos tecnicismos?

4. La simplicidad como premisa:

Ya había tocado el tema de la simplicidad (que no es sencillo) anteriormente. En este punto quiero transmitir la importancia de descubrir la esencia, el “alma” de nuestra presentación.

Garr Reynolds nos propone preguntas tan sencillas pero que requiere mucha introspección de nuestra parte, por ejemplo:

· Si tu público sólo podía recordar tres cosas acerca de su presentación, que te gustaría que fuera?

A. _________________

B. _________________

C. _________________

5. Dibuja tu contenido:

Según lo dicho, una presentación no empieza sentándonos con una diapositiva en blanco frente al ordenador. Cuando ya hayamos solventados los puntos anteriores es mejor empezar con un borrador. Recuerdo que un antiguo compañero de trabajo cogía una gran hoja y mediante gráficos, dibujos y flechas (legibles solo para él) realizaba el esbozo de un capitulo entero de su presentación en la gran hoja. Otro de ellos realizaba pequeñas diapositivas enumeradas en un folio con la idea que iría en cada una de ellas. Puedes usar pizarras acrílicas, fichas, pos it o lo que prefieras. Traslada y dibuja tu historia la podrás ver y “sentir” mas, la harás más visual. Personalmente me es mas fácil encontrar metáforas visuales cuando tengo la historia esbozada.

Los especialistas hablan de tratar de crear un storyboard sobre tu presentación.

6. Una estructura clara

Si hiciste los deberes correctamente a esta altura ya deberías tener una estructura clara y coherente. Si aún tienes dudas de cómo comunicar algunos puntos tendrás que detenerte y dilucidar esas dudas. El contenido debe ser lógico y la comunicación debe darse con fluidez. Volvemos al parangón de la historia o el cuento, tiene un inicio (los antecedentes), luego se presenta el conflicto (sean objetivos, el problema, el producto,…) y finalmente la resolución de dicho conflicto (resultados, respuestas, el valor añadido,…). Dependerá de uno mismo si la película resulta aburrida, trepidante, una más o una para recordar. Tenemos que ser los mejores directores de nuestra historia, debemos creer en ella y mostrarla con lógica y entusiasmo.

7. Ponerse en lugar de la audiencia:

A veces nos sucede a los psicólogos que al analizar por ejemplo el éxito o no de un anuncio o estrategia publicitaria en investigación de mercados nos volvemos tan psicoanalistas que olvidamos que nuestra audiencia son directores de marketing y gente de empresa. Lo hacemos por propia satisfacción o deformación profesional pero ¿Es realmente relevante esto para mi audiencia?

Para evitar este tipo de incoherencias sería importante tratar de ponernos en lugar de la audiencia, con las mismas dudas y con las mismas expectativas y comprobar si es pertinente lo que estamos contando. ¿Por qué no invitar a cenar a algunos amigos con la condición que nos den su opinión acerca de nuestra presentación? Los amigos están para todo, no?

8. La famosa prueba del ascensor:

Esta prueba va de ponernos en el caso de vernos en la terrible situación de después de haber preparado cuidadosamente nuestra maravillosa presentación resulta que la persona encargada de tomar la decisión no puede quedarse a nuestra presentación y va de salida ¿Seríamos capaces de exponer nuestra idea, producto, negocio o resultados en los 45 segundos que tenemos de camino al ascensor y/o parking? ¿Lo tenemos tan claro?

En realidad, es poco probable que esto suceda pero es un gran ejercicio para consolidar mentalmente nuestra presentación. Guy Kawasaki nos dice al respecto que si no puedes explicar tu negocio con menos de 10 ideas posiblemente no lo tengas.

Lo que si sucede en el área empresarial con mayor frecuencia de lo desearíamos En nuestra audiencia justo los “peces gordos” no tengan tiempo para una presentación de 45 minutos y que te digan “solo 15 minutos para vuestra presentación pero el equipo se queda”. Si l equipo se queda fenomenal pero nosotros a quien hemos ido a “seducir” es justamente a él ¿tenemos una plan de contingencia? ¿Sabremos salir airosos de esta situación? o seguiremos el mismo orden en los capítulos que pusimos en nuestro índice.

9. El arte de contar historias:

Buenas presentaciones incluyen historias, la gente adora las historias entretenidas. Los mejores presentadores ilustran sus puntos con el uso de historias, la mayoría de las veces personales, aprovechemos nuestras propias experiencias, será un excelente vehículo para materializar nuestras ideas y para conectar emocionalmente con nuestro público.

Se aconseja que una presentación no dure más de 45 minutos, es el tiempo perfecto para contar una buena historia!

10. Confianza en ti mismo:

Es cierto que hay personas histriónicas y con mucha facilidad de palabra y que hay personas a las que nos cuesta un poco más hablar en público pero no hay nada que produzca mayor nerviosismo que la falta de seguridad en nuestro tema y en nuestras herramientas técnicas.

Si tenemos control total de nuestro tema, hemos comprobado la coherencia y fluidez del mismo, estamos seguros que estamos contando una gran historia, hemos comprobado los materiales y herramientas tecnológicas, hemos ensayado, nos hemos anticipada a las posible preguntas es muy probable proyectemos seguridad y confianza en nosotros mismo, y eso la audiencia lo notara.

Tememos a lo desconocido o a lo que no sabemos pero después de solventar posibles debilidades en nuestra presentación la confianza será el resultado lógico.

Es muy probable que si no estamos acostumbrados a seguir este tipo de estructura no parezca algo compleja o que requiere demasiado tiempo, pero la practica hace al maestro, cierto? y marca una diferencia abismal no solo en la realización técnica de la presentación sino en la seguridad que tendremos sobre nuestro tema que finalmente facilitara la exposición. Podremos pasar de una presentación correcta a una impactante que se recordara.

Espero les haya servido estos tips, ponerlo en practica y si se animan compartan la experiencia.

Un saludo!

El Tri