Algunos tips para presentaciones

• Ideas claras sobre lo que se quiere comunicar. El objetivo, idea o conclusión principal muy delimitados y los pasos para lograrlos (less is more). Máximo una idea por diapositiva (ya hablamos de este tema en el post anterior)
• Huir de los formatos pre-diseñados, en primer lugar porque están muy vistos y segundo porque estos diseños en general son poco atractivos. Puedes correr el riesgo de restarle profesionalidad a la presentación y caer en la estandarización que para estos casos es contraproducente. Trata de diferenciarte
• Hazle un guiño a tus clientes, usa sus logos, imágenes (si son de calidad lo puedes sacar de la web), usa sus colores corporativos (salvo que tengas un formato propio de la empresa en que trabajas, con lo cual tienes poco margen para la creatividad en este sentido). Presentaciones y modelos distintos para distintas necesidades de comunicación
• Elige los colores con prudencia, si no te gustan los colores que vienen por defecto puedes personalizarlos en la paleta de colores. Trata de no “estresar” con muchos colores fuertes, si hay un color protagonista (ejemplo el naranja) los demás deben ser secundarios (ejemplo el gris)
• Grafica tu idea con imágenes de calidad, una imagen bien seleccionada puede expresar con mayor claridad la idea que cien palabras y refuerza el concepto. Usa buscadores de imágenes de calidad como Corbis (por favor no agrandes las fotos pequeñas que se pixelan y son muy cutres), no olvides tomar en cuenta las restricciones de uso. Adicionalmente, la imágenes dota a la presentación de mayor atractivo
• Si vas a usar animaciones por favor se juicioso con ellas, en el 90% de los casos sobran, no “adornan” la presentación y en algunos casos son desesperantes. Sin embargo usándolas con sabiduría pueden ayudar y ser productivas en la presentación (tratare de poner ejemplos más delante de cuando se pueden justificar su uso)
• La fuente de letra debe ser adecuado para tu audiencia, recuerda que es muy pesado leer con una fuente de 10 ó 12, con eso solo lograras distanciar a las personas. Si tienes mucha información y es relevante para tu presentación de resultados puedes ocultar las diapositivas en la presentación para que luego tus clientes tengan acceso a ella
• Si no tienes que usar gráficos estadísticos con cifras mejor dejar el puntero láser en casa, termina siendo un incordio
• Por último, recuerda que el protagonista es el expositor, usa un tono pausado pero se dinámico en la presentación. La comunicación no verbal es muy potente, usa tu cuerpo. Evita las muletillas (“mmmm”, “esteeeee”, “¿no?”, …). En futuros post desarrollaremos más en el papel del expositor
  
  Me parece que son los aspectos más importantes a cuidar pero no los únicos, se aceptan sugerencias. A medida que sigamos desarrollando el blog y con vuestras sugerencias trataremos profundizar más en todos estos aspectos.
  
  Es todo por hoy!!

Empezando a escribir nuestra presentación

Primero, decirles que las recomendaciones o reflexiones que hago en este blog parten de mi propia dificultad en la realización de presentaciones en power point y de mi experiencia como espectadora de exposiciones y presentaciones densas, aburridas y poco claras. Sabemos que no hay reglas de oro generalizables, todo es debatible y espero que así sea. La reflexión, el dialogo e intercambio de ideas y experiencias nos hace un poco menos ignorantes

Centrémonos ahora solo en el ANTES: ¿CÓMO EMPEZAR NUESTRA PRESENTACIÓN?

Antes de sentarnos frente al ordenador y empezar la primera diapositiva deberíamos preguntarnos ¿Cuál es nuestra finalidad? ¿Qué es lo que queremos comunicar? ¿Con que queremos que se quede nuestra audiencia? ¿Qué esperan mis clientes de mi exposición? ¿Cuál es la duda a dilucidar? ¿Cuál es la idea o conclusión más relevante que quiero comunicar?

Una vez tengamos claro nuestra principal objetivo en la exposición, tendríamos que establecer como vamos a lograrlo. En algunos casos resulta útil empezar a escribir en papel, hacer un borrador. Podríamos iniciar haciendo un vaciado rápido de todas las ideas que tenemos en la cabeza. A veces nos distraemos con la características de la herramienta (los colores, la forma, la estética, buscar imágenes…) y no nos centramos en lo principal. Las primeras diapositivas siempre son las más difíciles.

Pensemos que nuestro objetivo principal es la idea a comunicar, luego en los pasos que daremos para lograrlo. Me gusta pensar que los pasos serán cada una de las diapositivas que realizaremos, por esto, todos nuestros pasos deben siempre estar dirigidos al logro de este objetivo global, deben visualizarse de forma clara y no ensuciar la idea con explicaciones innecesarias (para eso esta el expositor), o tratando de poner mas de una idea en un slide.

“LA ELEGANCIA ES EL SILENCIO”

Esto es algo aplicable también en nuestro día a día, la discreción y mesura son las palabras clave, no hay elegancia con estridencias, ruidos y, sin sobriedad

Cómo no usar el Powerpoint

Ya hemos visto algunas formas y consejos de como usar apropiadamente el power point, ahora veamos como no usarlo. Aunque parezca mentira o una broma he tenido que ver muchos informes desde mi experiencia como cliente o como parte de equipos de investigación de mercado muy similares

Nos lo presenta el cómico Don McMillan, que se diviertan!

"La simplicidad" como premisa

He leído por la red "lo bueno y lo malo" en presentaciones power point pero ¿Quién puede decir que es lo que bueno y lo que es malo? Lo que es bueno hoy fue malo hace algunos años atrás, lo que es bueno para mi puede que no lo sea para los demás, esto dependerá mi propio contexto y subjetividades, me enferma cuando la gente extrapola sus percepciones al mundo objetivo de forma absoluta. Me gusta la frase que usa Jorge Volpi en su libro “En busca de Klingsor” (un libro excepcional que aprovecho en recomendar a todos pero especialmente para personas que gusten de la investigación y ciencia), sobre que “el mundo es neutro” y que nosotros le damos los colores desde nuestra subjetividad.

Pero, volviendo al tema que nos concierne, las presentaciones en power point, me parece adecuada la reflexión que hace Garr Reynolds en su blog Presentation Zen, los términos que él utiliza son lo "apropiado o inapropiado" en una presentación para un contexto determinado. Cuando valoramos un diseño no podemos excluir las circunstancias propias del hecho, el contenido que queremos comunicar, lo objetivos y el contexto de la presentación, sin el conocimiento de todo esto no podremos valorar lo que es “apropiado” o “inapropiado”.

El precepto que nos recomienda seguir en la “simplicidad” que no es lo mismo que ser “simplista”. Los apoyos visuales o gráficos a utilizar deben estar estrechamente relacionados al contenido y contexto. Por ejemplo los visuales utilizados para una audiencia sobre la mecánica cuántica, puede parecer complicado y confuso para un público diferente.

Es poco certero tratar de establecer reglas o “recetas” para un diseño apropiado sin un pleno conocimiento del contexto, las circunstancias, el contenido, las necesidades y los objetivos subyacentes a la presentación o estudio, podríamos sin querer encorsetarnos en restricciones inútiles que van a entorpecer nuestra presentación.

A continuación os dejo el ejemplo, la idea que el expositor quería que recordará la audiencia es: el "72% de los trabajadores a tiempo parcial son mujeres en el Japón" aquí algunas diapos sencillas y fáciles de recordar...



Ya les indique el blog de Garr, si quieren ver este post en concreto un click aquí:
What is good Power Point desing?

La regla 10/20/30 de Guy Kawasaki

Quise empezar hablando de Guy Kawasaki, el más famoso de los ex-evangelizadores de Apple, encumbrado por muchos como gurú en temas relacionados al marketing, actualmente inversor de capital riesgo (Garage Technology Ventures), emprendedor nato y escritor de libros como “The Art of the Star” donde recoge su experiencia como evangelista, emprendedor e inversionista.

Como inversionista de capital de riesgo Guy tiene que escuchar a miles de empresarios que tratan de vender su propuesta y se queja sobra la cantidad de “basura” que tiene que leer: 60 diapositivas sobre un planteamiento errado, mal enfocado u obsoleto lo que perjudica gravemente su salud metal y física. Por eso nos propone su regla de 10/20/30 para el power point:

Una presentación debe tener diez diapositivas
No durar más de veinte minutos
No contener ninguna fuente menor de treinta puntos

Como él dice esta norma es aplicable para cualquier presentación donde se debe llegar a un acuerdo de inversión u obtención de capital, o en la que se pretenda vender cualquier tipo de producto o servicio.

Solo 10 diapositivas porque un ser humano normal no puede comprender o atender más de diez conceptos o ideas, si no puedes explicar tu negocio con menos de 10 ideas posiblemente no lo tengas. El contenido que nos sugiere para esas diapositivas es:

1. El problema
2. Tu solución
3. El modelo de negocio
4. Definiendo la tecnología - la magia
5. Marketing y ventas
6. Competencia
7. El equipo de trabajo
8. Hitos y previsiones
9. Estado (situación) y cronograma
10. Resumen y "call to action" (plan de acción)

Si tienes 1 hora de tiempo para tu presentación podrás usar 20 minutos para exponer y los otros 40 para responder preguntas y para el debate que será más productivo.

El usar la fuente pequeña y meter mucha información Guy lo atribuye a la necesidad de apoyarse en el contenido por un mal conocimiento de su material o porque se piensa erróneamente que a mayor texto más convincente o profesional resultará la presentación.

http://blog.guykawasaki.com/ (un blog más que interesante)

Para conocerlo un poco más aquí esta el video:

Side by Side: Presentaciones en power point ¿Quiénes somos y qué hacemos?

Somos tres amigos que coincidimos (espacio-tiempo) en una empresa de marketing. En este tipo de empresas existen departamentos solo para realizar presentaciones en power point, ya sea por falta de conocimientos técnicos de los profesionales o por falta de tiempo de los mismos.

La idea de este espacio es compartir nuestros conocimientos y nutrirnos con los vuestros. No nos enfocamos en la información técnica sobre el correcto uso la herramienta (para eso ya están los manuales de power point) sino en el uso practico y estratégico. Para que las presentaciones sean realmente interesantes, eficaces y atractivas tienes que empezar desde la concepción, desde que te sientas a estructurar el estudio o idea a comunicar, esperamos poder ayudarte en este proceso.

Actualmente ya no trabajamos juntos, lo echamos mucho de menos y pensamos ¿Qué podemos hacer (aparte de salir algunos findes) juntos que sea productivo y rentable? y claro!! nosotros somos los mejores haciendo presentaciones, vamos a hacerlas!!

Nosotros no solo creamos presentaciones en diapositivas sino que creamos experiencias y contamos historias, si nos dejas colaborar en todo el proceso creativo, pero si tienes tu contenido y planteamiento claro también podemos “vestir” tu presentación con una maquetación y diseño impactante y diferenciador.

Nuestros pilares en la creación es la simplicidad como premisa, lo visual (imágenes potentes que sean el vehículo de tus ideas y resultados), lo metafórico, la coherencia y el espectáculo (contamos historias no hacemos informes)

Contáctanos si necesitas asesoramiento personalizado: presentacionesywebs@gmail.com

En equipo: